Karşıyaka Belediyesi Arşiv Müdürlüğü çatısı altında yürütülen çalışmalar kapsamında 13 müdürlüğe ait resmi belge ve evraklar dijital ortamda güvenli şekilde saklanıyor. Sistem kapsamında bugüne kadar yaklaşık 6 milyon 120 bin sayfa evrak ve 565 bin metre proje taranıp dijitalleştirilerek Arşiv Yönetim Sistemi’ne (AYS) aktarıldı.
Evraklar hızlıca ulaştırılıyor
Örnekköy Şantiye Tesisleri içinde faaliyetlerini sürdüren Arşiv Müdürlüğü’nün Karşıyaka Belediyesi Ana Hizmet Binası’nda da bir çalışma ofisi bulunuyor. Vatandaşlar ihtiyaç duydukları resmi belge ve evrakları bu ofisten temin edebiliyor. Eğer söz konusu evrak dijitalleştirilmiş ise vatandaşa flash bellek, CD veya mail aracılığıyla iletiliyor. Evrak dijital ortama aktarılmamış olsa bile hızlı bir şekilde aktarımı sağlanıp yine aynı kanallar aracılığıyla başvuru sahibine teslim ediliyor. Böylece vatandaşlar daha önceden randevu sistemi ile aldıkları hizmete hızlı ve daha kolay bir biçimde ulaşabiliyor. Ayrıca, Arşiv Müdürlüğü’nün ekspertiz hizmetleri de mesai saatleri içerisinde sürdürülüyor. Altyapısı hazırlanan çalışmalar kapsamında e-ekspertiz hizmetinin de en kısa sürede hayata geçirilmesi planlanıyor.
Zamandan tasarruf sağlanıyor
Karşıyaka Belediyesi, dijital arşivinin kapsamı itibarıyla İzmir’de yerel yönetimler arasında öncü konumda bulunuyor. Sistem sayesinde, belgelerin fiziksel arşivde aranması ile doğacak zaman ve iş gücü kaybı ortadan kaldırılıyor. Yüksek güvenlik standartları altında kayda alınan belgelerin dosya bütünlüğü ve içerik orijinalliği de korunmuş oluyor. Fotokopi, kağıt ve kartuş gibi masraflardan tasarruf edilerek hem çevre ve ekonomiye hem de Karşıyaka’nın karbon salınımının azaltılmasına ve iklim krizi ile mücadeleye katkı sağlanıyor.
Evraklar daimi olarak korunuyor
Kurumsal arşivin dijitalleştirilmesi ve ek hizmetlerin sunulması için çalışmaya devam ettiklerini belirten Karşıyaka Belediye Başkanı Yıldız Ünsal, “Dijital arşivimizle kurumsal belleğimizi daha tasarruflu bir şekilde koruyor ve geleceğe aktarıyoruz. Fiziksel arşivimize ek olarak oluşturduğumuz dijital arşiv sayesinde evraklara kısa sürede ulaşabiliyor, evrak deformasyonunu engelliyor, evrakları daimi olarak koruyor ve kaybolmasının önüne geçiyoruz. Vatandaşlarımıza daha hızlı, etkin ve güvenli bir şekilde hizmet sunmak için çalışmaya devam edeceğiz” dedi.
