“Efendim, sizi şunun için rahatsız ettim; biliyorsunuz genel kurulumuz yaklaşıyor. Arkadaşlar genel kurulun divan başkanlığı için sizi öneriyorlar. Eğer uygun görürseniz sizin genel kurulu yönetmenizi arzu ediyorlar.” Birkaç saniyelik bir sessizlik oldu. Çok saygıdeğer bulduğum, görüşlerinden her zaman yararlandığım ve benim de genel kurulu başarı ile yöneteceğine inandığım bu bilge kişiden şöyle bir yanıt aldım. “Bülentcim, bu toplantıları biliyorsun, özellikle seçimli toplantılar fazla gergin geçiyor. Ben kısa bir zaman önce bir sağlık sorunu yaşadım. Eğer, gergin bir toplantı olmayacaksa ben bu toplantıya divan başkanlığı yaparım ama gerginlik olacaksa beni divan başkanı yapmayın lütfen” Benim cevabım açık ve netti: “Lütfen emin olun, dünyanın en demokratik ülkesinde, diyelim ki İngiltere’de, Cambridge’de, Oxford’da bir genel kurul nasıl yapılıyorsa bu toplantıda da aynı akış sağlanacak. Yönetim kurulu olarak böyle bir ortamın sağlanması bizlerin sorumluluğunda ve nezih bir toplantı olması bizim için seçilmekten de önemli.” Bu taahhüt karşısında bu çok değerli aydınımız divan başkanlığını kabul etti. Genel kurul başarılı bir şekilde gerçekleşti. Hatta toplantının sonunda bir arkadaşımız genel kurulun çok nezih geçtiğini söyleyerek yönetim kurulunu ve divanı alkışlattı ve genel kurul tamamlandı.

Divan Başkanı, Faaliyet Raporu, Mali Rapor  

Aslında, insanlar bırakın divan başkanlığını en küçük görevlerinin olmadığı apartman, site, dernek genel kurullarına veya parti kongrelerine bile gitmek istemiyorlar. Genel olarak katılım çok az oluyor. Bunun en önemli nedenlerinden biri de bu toplantıların görüşme ve bilgilendirmeden ziyade kavga ve gürültü ile geçiyor olması.  Aynı topluluğun üyesi olduğunuz kişileri çok kötü bir ruh hali içinde, öfkeyle bağırıp çağırırken görmek çok üzücü. Divan başkanlarının durumu ise çok daha zor. Camianın en saygın kişilerinden birinin “Siz divan başkanlığını çok iyi yaparsınız” denilerek, sırtı sıvazlanıp, divan başkanlığına aday gösterilmesi ve genel kurulun oylarının yüzde doksanını alarak seçilmesi ama sonrasında gündem maddelerinde ilerlendikçe o saygın kişiyi kimsenin dinlememesi, söz almadan konuşmaların, ithamların, itiş kakışın ve nihayet yumruklaşmaların başlaması ve ortamın iyice ilkelleşmesi, divan başkanının çaresiz kalması sıklıkla görülen bir durum.  

İlkellik sadece yapılan kavgalarla sınırlı değil. Geçenlerde saygıdeğer bir muhalefet partisinin il başkanlığına giderek, oldukça huzursuz geçen son genel kurullarında okunan faaliyet raporunun ve mali raporun birer kopyasını talep ettim. Saat on buçuk civarında, arkadaşları ile yaptığı kahvaltısını böldüğüm için bana kızmamış olduğunu umduğum parti görevlisi bu dokümanların genel sekreterde olduğunu ve onun da öğleden sonra geleceğini söyledi, ama önemli bir noktayı eklemeyi de unutmadı. “Biz onu genel kuruldan önce askıya asıyoruz. O zaman gelseydiniz okuyabilirdiniz.”  Bu açıklama bana duyuruların, bilgilendirmelerin el yazısı ile yazılarak camilerin, kiliselerin, kervansarayların veya şehirlerin giriş kapılarına asıldığı orta çağda yapılmış olsaydı anlayışla karşılayabilirdim. O dönemde matbaa yoktu ve okuma yazma oranları oldukça düşüktü. Gutenberg’in matbaayı keşfetmesi yazılı bilgilerin dağıtılmasını ve okuma yazma oranının yükselmesini sağladı. Askı dönemi de böylece kapanmış oldu. Hatta, artık bilgi çağındayız ve 90’lı yıllardan itibaren elektronik yoldan belge paylaşımı da dünya çapında yaygınlaştı. Enformasyon çağında bilgiyi askıya astığını ifade eden bir zihniyetin organize ettiği bir genel kurulun veya kongrenin huzursuz geçmesi hiç de sürpriz sayılmaz.  

Genel kuruldan en az bir hafta önce üzerinde yönetim kurulu üyelerinin imza ve paraflarının bulunduğu faaliyet raporu ve mali rapor kurumun web sitesinde paylaşılmalı, e-posta ile üyelere gönderilmeli ve genel kurul esnasında ve sonrasında isteyen her üyeye bu raporların birer kopyası verilmeli. Genel kurulun/kongrenin ana amacı dillerden düşürülmeyen ve hep başkalarından beklenen şeffaflık ve hesap verebilirlik prensibinin gerçekleştirilmesini sağlamaktır. Bu başarılabilirse kimsenin kimse ile kavga etmesine gerek kalmaz ya da en azından bu olasılık en aşağı seviyeye çekilmiş olur. Genel kurulun ya da kongrenin amacı faaliyet raporu ve mali raporla ilgisi olmayan uzun, hamasi veya provakatif nutukların dinlenip alkışlanması değil, bu raporların sunumu, tartışılması ve onaylanmasıdır. Tabii, bu raporlar ilkokul üçüncü sınıfın Kızılay kolunun faaliyet raporu gibi olmamalıdır. “Şunu ziyaret ettik, o bizi ziyaret etti, burada toplantı yaptık, katılım sağladık…vs.”  Şeklinde tek düze bir raporu kimse okumak veya dinlemek istemez.  Evet, bu raporlar mutlaka analitik niteliğe sahip olmalıdır. Mali raporlar ise kurumun varlıklarını, borçlarını, gelir ve gider durumlarını mümkün olduğu kadar detaylı ve geçmiş dönemlerle karşılaştırmalı olarak ortaya koymalıdır.  “2020’de kasada 5 bin TL. vardı, şimdi ise 30 bin TL” var şeklinde iki cümlelik bir açıklama mali rapor olamaz, olsa olsa bir ciddiyetsizlik örneği olabilir.  

Toplantıya hazirun dışında kimse müdahil olmamalı

Genel kurul/kongre, hazırun, yönetim kurulu, denetçiler, divan ve yönetim kurulu arasında geçen bir hukuki süreçtir. Bunun dışında genel kurulu izlemeye gelenlerin genel kurul sürecine müdahil olması kabul edilemez. Toplantı izleyicilere açık olarak yapılacak olursa izleyicilerin kesinlikle genel kurul katılımcılarından farklı bir alanda oturmaları sağlanmalıdır. Divan başkanı genel kurulun/kongrenin futbol stadyumu olmadığını hazırunun dışından toplantıya müdahale eden ve tezahürat yapan kişilerin salondan çıkarılacağını en baştan duyurmalıdır.

Bir önceki genel kurul veya kongrede divan başkanının talimatlarını dinlemeyenler hatırlanmalı, bu kişilerin yeniden toplantının akışını bozacak tavırlar içine girmeleri halinde neler yapılacağı önceden belirlenmelidir. Yine, bir önceki toplantının ahengini bozan kişilerin isimleri kaydedilmeli ve bir sonraki toplantıda genel kurul salonuna sokulmamalıdır.

Hoparlörlerin cızırdaması ya da sesin çok az ya da çok fazla gelmesi bu tür toplantılarda çok sık yaşanan bir sorundur. Konuşulanları anlayamamak katılımcıları gerebilir ve bu gerginlik toplantıya yansıyabilir. Bu nedenle ses düzeni toplantı başlamadan kontrol edilmelidir.

Ne yaparsanız yapın, toplantıda bir kavganın patlak vermesini engelleyemeyebilirsiniz.  Burada önemli olan sizin yönetiminizde düzenlenen bir toplantıda bilerek veya bilmeyerek böyle bir olaya zemin oluşturabilecek bir ortamın oluşmasına katkıda bulunacak şeyler yapmamanızdır. Özellikle, bu toplantıların ana amacının geçmiş dönemde yönetim olarak kaç kez toplandınız, kaç karar aldınız, neler yaptınız, neler yapamadınız ne kadar kaynak harcadınız ne kadar kaynak topladınız vb. sorularına cevap vermek olduğu unutulmamalıdır. Bu görev unutulur ya da göz ardı edilirse toplantının kaotik bir şekle bürünmesi kaçınılmaz olacaktır.